Regeling gebruik persoonsgegevens door vereniging Gemma in het kader van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming Datum: 23-Mei-2018

Ledenlijst

Vereniging Gemma houdt een ledenlijst bij.

Geregistreerde gegevens:

  • Naam
  • Adres
  • telefoonnummer(s) (optioneel)
  • e-mail adres(sen) (optioneel)
  • pasfoto (optioneel)
  • datum begin lidmaatschap
  • deelname cursussen
  • status betaling contributie
  • datum einde lidmaatschap
  • reden einde lidmaatschap

Gebruik

Vereniging Gemma gebruikt de persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

  • Algemene administratie leden, waaronder cursisten
  • Informeren over activiteiten van de vereniging
  • Informeren over andere zaken binnen de doelstellingen van de vereniging (zoals activiteiten van vergelijkbare organisaties; cursussen; beurzen; nieuws)

Vereniging Gemma en de mensen die ermee werken, zullen de persoonsgegevens expliciet niet gebruiken voor de volgende zaken:

  • Delen met andere partijen
  • Persoonlijke doeleinden
  • CommerciĆ«le doeleinden

Vorm

Er zijn 4 gegevensbestanden:

  1. Algemene ledenlijst (een Excel bestand)
  2. Mailinglist via onze website
  3. Cursistenlijst via onze website (en kopie in MS-Office)
  4. Het zgn. "smoelenboek" met namen en pasfoto's

Toegang

Toegang tot de persoonsgegevens hebben personen in de volgende rollen:

  • Secretaris: ledenlijst, mailinglist, cursistenlijst
  • Bestuursleden, m.n. penningmeester: ledenlijst
  • Cursusleider en docenten: cursistenlijst
  • Gemma redactie: ledenlijst (om het blad te versturen)
  • Webmasters: mailinglist en cursistenlijst (om technische redenen)
  • Leden: het "smoelenboek".

Mutaties

De peningmeester registreert de status van contributie-betaling in de ledenlijst. De secretaris brengt alle andere mutaties aan, en distribueert een nieuwe versie; de secretaris past zo nodig ook de mailing list en het "smoelenboek" aan. De mutaties worden gedaan naar behoefte, en zo mogelijk gecombineerd tot een nieuwe versie.

Beveiliging

Iedere versie van de ledenlijst wordt beveiligd met een nieuw wachtwoord welke alleen gedeeld wordt tussen bevoegde personen. De toegang tot de website is ook beschermd door een wachtwoord, welke wordt veranderd indien een van de bevoegde personen zijn rol neerlegt.

Bewaren

Vereniging Gemma kan niet garanderen dat alle kopiƫn van de bestanden bij de verschillende bevoegde personen vernietigd zullen worden. In de actuele ledenlijst worden de gegevens van ex-leden nog 1 jaar bewaard om nog te kunnen communiceren over eventuele lopende zaken.